インターネットFAXのメリット|PCに仮想FAX機を設置する

インターネットFAXをまだご利用になったことのない方には、インターネットFAXを導入するメリトがイマイチ分かりにくいかもしれません。

こちらの記事ではインターネットFAXを利用することでえられるメリットについて詳しく解説していきます。

 

ネット環境さえあればいつでもどこでもFAXできる

インターネットFAXの導入による最大のメリットは、ネット環境さえあれば、いつでもどこでもFAXの送受信が可能になるという点です。

据置型のFAX機であれば、オフィスであれば大抵は大型のコピー・FAX兼用機を置いているでしょうし、家庭ならファクシミリ付電話機を使っていることが多いでしょう。

これらは、物理的な印字装置やスキャナ装置を内蔵しているため、どうしても場所を取りますし、持ち歩くことは不可能に近いです。

また、FAX機の場合は、有線の電話回線がなければ機能しないため、どうしても設置できるのが配線が届く範囲に限られてしまいます。

一方でインターネットFAXは、FAX機のような大きなデバイスを全く必要としません。ご自身の使っているパソコンやスマホがあれば十分です。

また通信回線も、固定の光回線はもちろん、スマホの4G回線でも全く問題はありません。

外出先でもインターネットFAXの受信通知メールの宛先をスマホにしておけば、eメール感覚でFAXを受信し、内容を確認することができます。

この「いつでもどこでもFAXを送受信できる」というのが、インターネットFAXを利用する最大のメリットと言ってもよいでしょう。

 

手頃な価格で導入できる

インターネットFAXを調べてみると、ほとんどのサービスが初期手数料が無料~2000円程度で、月額コストが1000円~1500円程度です。

つまり、高額なFAX機を購入して電話回線契約を結ばなくても、手持ちのPC・スマホさえあれば、非常に低コストでFAX番号を持つことができるのです。

もちろん月次契約にしておけば、やめたくなったときにすぐに解約することもできます。

従来のFAX機であれば、オフィス用のコピー・FAX兼用機などはリースでも月額数万円取られますし、家庭用ファクシミリでも人気商品だと1万円以上はします。

しかもFAXが不要になったとしても、手元に残った据置型FAX機の処分まで考えないといけません。このように非常にムダが多いのです。

もちろん、既にオフィスにコピー・FAX兼用機を導入済みであったり、自宅にFAX機能付電話機を設定しているならば初期コストはかかりません。

ただ、普段あまり意識していないだけで、FAX機能がついているために高いリース料を払わされたり、コピー用紙をムダに浪費している可能性も十分にあります。

特に小規模で個人事業を展開しようと考えている方などの場合は、初期コストが安く、かつ使い勝手のよいインターネットFAXは十分に検討の余地があると思います。

 

PC・スマホと同化することで仕事効率が上がる

インターネットFAXを利用することで、事実上、自分のPCやスマホの中にFAX機を1台設置しているのと同じことになります。

つまり、今までオフィスや家庭で鎮座ましていたFAX機が、普段使うインターネットデバイスの中のアプリの1つになってしまうということです。

特に多くの顧客に対して営業チラシを一斉FAX送信するときなどは、従来の据置型FAX機ではとても大変です。

なぜなら、FAX機というのはスキャナとプリンタを備えた小さなコンピュータのような存在ですが、入力インターフェイスが極めて貧弱だからです。

最新型のオフィス向けコピー・FAX兼用機などであれば、PC上から送信アドレスを一元管理できたりするのでしょうが、古いものや家庭用ではなかなかそうはいきません。

ひと昔まえのFAX専用機などは、FAX機についた小さなテンキーを使って、数行しか表示できない小さなディスプレイをみながらポチポチと宛先入力していました。

一方でインターネットFAXであれば、FAXの一斉送信=Eメールの一斉送信になります。

インターネットFAXで送信する場合は、「[送りたい相手の宛先]@****.***.***」のようにメールアドレスとして送信先を登録しておけるのです。

これは多くのFAX配信先リストを持っている人にとっては非常にありがたいことで、実際に使ってみるとその便利さを痛感されると思います。

また、PCで作ったPDF文書等を送信する場合は、PC→FAX送信サーバー→送信相手のFAX機という通信の流れの中でデジタルで情報伝達されるので文書が劣化しません。

ですから、インターネットFAX経由で相手のPCから送られてきたFAX文書を見ると、文字のかすれやゆがみがない非常にきれいな文書が届きます。

このように手作業の部分を大きく合理化できるという観点からも、インターネットFAXは非常に優れたサービスであると言えます。

 

まとめ

インターネットが世界中に広がる時代になっても、まだなおFAX機は健在です。

しかし、FAX機からFAX機に送る必要はもうありません。

インターネットFAXを利用し、PCやスマホの中にFAX機能を取り込んでしまうことで、ご自身の仕事効率を大きくできる可能性は非常に高いです。

30日間の無料試用が可能なefaxなどのサービスもありますので、興味を持たれた方は是非一度インターネットFAXを試してみてください。

おそらくは、あまりに簡単にFAXを送ることができるので、驚かれる方も多いと思います。

 

 

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